يقوم نظام (حافظ) بإدارة وأرشفة الوثائق بشتى أنواعها من خلال نظام متكامل يوفر بيئة إدخال سهلة وسريعة كما يوفر النظام بيئة معالجة متكاملة للوثائق والصور مع إمكانية دمج نظام OCR ليحول الوثيقة من مجرد صورة إلى نوع جديد من المعلومات النصية القابلة للبحث النصي، يدعم النظام اللغتين العربية والانجليزية ويستهدف جميع الدوائر والجهات الحكومية والخاصة التي تعنى بأرشيفها.

الأرشيف ونظام الأرشفة بشكل عام:

يعرف الأرشيف بأنه ذلك الجزء من المحفوظات الذي له قيمة إدارية أو تاريخية أو اقتصادية أو قانونية أو اجتماعية و أودع في إحدى المؤسسات الأرشيفية أو حفظ في قاعد بيانات أرشيفية، حيث نظم بالشكل العلمي الذي يجعله صالحا للاستخدام من قبل الباحثين والمستفيدين. و تنقسم الوثائق و المعاملات بشكل عام إلى ثلاثة أقسام اعتمادا على درجة نشاطها واستخدامهما المراحل الزمنية التي تمر بها وهذه الأقسام هي:

الوثائق النشطة: وهي الوثائق التي تستخدم بشكل متكرر في العمل اليومي للمؤسسة الحكومية والخاصة أو بين الحين والآخر. الوثائق غير النشطة: وهي المرحلة التي تنتقل فيها الوثيقة من مرحلة الاستعمال أو الرجوع المتكرر إلى المرحلة التي يكون فيها الرجوع إلى هذه الوثيقة قليل وبشكل متباعد وفي هذه المرحلة تحفظ الوثيقة في أرشيف خاص داخل المؤسسة أو من قبل نظام الأرشيف المطبق بطريقة معينة يسهل الرجوع إليها متى ما دعت الحاجة إلى ذلك. الوثائق التاريخية: وهي المرحلة الثالثة والأخيرة للوثيقة وتعتبر الوثيقة وثيقة تاريخية متى ما كانت تحوي على أهمية تاريخية أو سياسية أو اقتصادية أو ثقافية أو علمية بحيث يمكن الاستفادة منها عند الرجوع إليها بعد فترة طويلة من الزمن وعادة يتم فرز وتقييم الوثائق بعد مرحلتها غير النشطة لتتحول إلى وثيقة تاريخية إذا كانت بالأهمية. إن أنظمة الأرشفة خطت خطوة كبيرة ومهمة جداً على جميع الأصعدة من حيث مساحات التخزين المختصرة إلى مساحات رقمية و سرعة الوصول إلى المادة المؤرشفة بشكل سريع وفعال يحقق اختصاراً للوقت والجهد بالإضافة إلى الأنواع المختلفة للوثيقة المؤرشفة.

لماذا (حافظ)؟

يقوم هذا النظام بإدارة وأرشفة الوثائق بشتى أنواعها الإدارية والتقنية والإعلامية والمكتبية من خلال نظام متكامل يوفر بيئة إدخال سهلة وسريعة على شتى أنواع الماسحات الضوئية والملون منها أيضاً ويوفر محركات بحث سريعة ومرنة لاسترجاع هذه الوثائق كما يمكن من التصرف بهذه الوثائق من خلال تحريرها أو إضافة تعليقات وحواشي عليها أو تقسيمها أو دمجها مع وثائق أخرى أو تشكيل مجموعات مرجعية منها ويقوم بحفظها إما على شكل ملفات (PDF-DOC-XLS) كما يوفر النظام بيئة حماية متقدمة لهذه الوثائق من خلال توزيع صلاحيات لمجموعات العمل على هذه الوثائق وتصنيف الوثائق حسب درجات السرية وربط هذه الوثائق بطريقة تشفير قائمة على التوقيع الإلكتروني أو(PUBLIC KEY) أو البصمة ويوفر النظام حزمة طباعة وعرض مخرجات بطريقة مرنة وسهلة كما يوفر النظام بيئة معالجة متكاملة للوثائق ومعالجة الصور وتحسين نوعيتها يوفر أيضا عملية تنظيم عمل نسخ احتياط للبيانات بشكل يحدده مدير النظام كما يوفر النظام أيضا نظام متابعة لحركة هذه الوثيقة إذا كانت من النوع الإداري ويمكن دمج نظام OCR يدعم اللغتين العربية والانجليزية ليحول الوثيقة من مجرد صورة إلى نوع جديد من المعلومات النصية القابلة للبحث النصي وتعتبر هذه الميزة من أهم المميزات الممنوحة للوثائق وخاصة الإعلامية والمكتبية منها.

القطاع المستهدف لـ(حافظ):

جميع المؤسسات الحكومية والخاصة على اختلاف أنشطتها.

نبذة عن نظام (حافظ):

• طباعة